Muaro Jambi – Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi menyelenggarakan Bimbingan Teknis Tata Persuratan dan Penomoran Surat Digital pada Selasa (18/11). Kegiatan ini bertujuan meningkatkan kualitas layanan administrasi melalui sistem persuratan digital yang terintegrasi dan efisien. Selain itu, kegiatan ini menjadi langkah awal penyusunan database penomoran surat digital di lingkungan UIN STS Jambi. Kegiatan ini diinisiasi oleh Unit Teknologi Informasi dan Pangkalan Data UIN STS Jambi.

Bimtek yang berlangsung di Ruang Rapat Senat Rektorat Lama Lantai 2, dibuka secara resmi oleh Wakil Rektor II, Dr. Pahmi SY, S.Ag., M.Si. Dalam sambutannya, beliau menekankan pentingnya digitalisasi persuratan sebagai bagian dari reformasi birokrasi modern. Selain itu, beliau menegaskan bahwa kampus perlu memiliki standar persuratan digital yang rapi dan seragam.

Setelah itu, Kepala UTIPD UIN STS Jambi, Titin Agustin Nengsih, Ph.D., menyampaikan harapannya terkait implementasi hasil Bimtek. Beliau menjelaskan bahwa seluruh output kegiatan akan dirumuskan menjadi aplikasi penomoran persuratan digital. Titin juga menambahkan bahwa aplikasi tersebut akan mempermudah proses administrasi dan meningkatkan kecepatan layanan. Dengan demikian, UIN STS Jambi akan memiliki sistem persuratan yang lebih tertata dan akuntabel.

Kemudian, peserta mengikuti paparan mengenai tujuan utama kegiatan Bimtek. Dengan narasumber utama Dr. H. Muhammad Abdu, S.Pd.I., MM, Kepala Biro AUPKK. Beliau menyampaikan berbagai konsep teknis terkait penyusunan sistem persuratan berbasis digital. Selain itu, narasumber juga memberikan contoh implementasi persuratan digital yang efektif di berbagai instansi pendidikan.

Tujuan tersebut mencakup penyusunan standar penomoran surat, klasifikasi naskah dinas, dan prosedur pengelolaan surat keluar dan masuk. Ketiga aspek ini akan menjadi dasar penerapan sistem digitalisasi tata persuratan universitas. Dengan demikian, proses administrasi dapat berjalan lebih cepat dan akurat.

Selanjutnya, kegiatan yang berlangsung sejak pukul 08.30 WIB ini mengagendakan pembahasan rancangan sistem database penomoran surat. Pembahasan juga mencakup penyeragaman mekanisme tata persuratan digital agar sesuai kebutuhan unit kerja. Peserta kemudian berdiskusi untuk menyesuaikan rancangan sistem dengan struktur administrasi universitas. Dengan demikian, hasil Bimtek diharapkan mampu menjawab kebutuhan pengelolaan surat secara modern.

Pada sesi penutup, panitia menegaskan bahwa seluruh hasil rumusan akan diwujudkan dalam bentuk aplikasi penomoran persuratan digital. Aplikasi tersebut akan mendukung proses administrasi agar lebih teratur dan terdokumentasi. Melalui langkah ini, UIN STS Jambi berkomitmen memperkuat transformasi digital di seluruh lini layanan.